Grundlegende Voraussetzung zur Anwendung der datenorientierten Methode zur Geschäftsprozeßmodellierung ist die Herstellung einer Basis mit den Unternehmensdaten und ihren Beziehungen. Dazu wird ein Datenbanksystem entworfen, in dem die aus der Ebene des Benutzerproblems abgeleiteten Datenstrukturen, einschließlich ihrer logischen Beziehungen zusammengefaßt sind. Die Formalisierung der Datenstrukturen erfolgt dabei in der Beschreibung und Definitionssprache des verwendeten Datenbanksystems. Bei der Abbildung der realen Gegebenheiten in Datenstrukturen, wird zwischen zwei Möglichkeiten unterschieden. Bei dem Konstruktionsprinzip werden die fachlichen Tatbestände während des gesamten Prozesses einbezogen, während beim Modellierungsprinzip der Ausgangspunkt ein bereits vorhandener Sachverhalt ist.

Der Ursprung der funktionsorientierten Methode liegt in der klassischen Organisationslehre, derzufolge sie sich auch an der aufbauorganisatorischen Gliederung der Unternehmung anlehnt, d. h., sie orientiert sich an den jeweiligen betrieblichen Funktionen. Dabei wird zwischen mengen- und wertorientierten Funktionen unterschieden. Erstgenannte umfassen Organisationseinheiten, wie z. B. den Verein, die Produktion, oder die Beschaffung deren operativer Einsatz in der Unternehmung in erster Linie an der Menge gemessen wird. Die Buchhaltung hingegen ist ein Beispiel für eine wertorientierte Funktion in der Unternehmung, da hierbei neben der Menge auch die Preiskomponente berücksichtigt wird. Die einzelnen Funktionseinheiten sind dabei jeweils für das gesamte Leistungsspektrum verantwortlich und besitzen eine eigene Datenbasis, auf die sie zurückgreifen. Hierzu sei angemerkt, daß diese Vorgehensweise zu dem in der Literatur bekannten Problem für funktionsorientierte Dateninseln führt. Demnach sind die Daten für eine bestimmte Funktionseinheit so aufgebaut und strukturiert, daß sie nur von dieser verwendet werden können. Andere Funktionseinheiten können auf diese Daten zwar zugreifen, aber nicht mit ihnen arbeiten. Dafür wäre eine Strukturänderung der Daten nötig.

Das ERM ist eine von Chen entwickelte Methode zur Beschreibung von Datenstrukturen. Aufgrund seiner einfachen graphischen Darstellungsweise mittels der Chen-Diagramme und seiner klaren Definition, ist dieses Modell sehr bedienerfreundlich. Das ERM geht davon aus, daß sich Systeme jeglicher Art durch Objekte (Entities) und ihren Eigenschaften (Attributes), sowie ihren Beziehungen (Relationships) zueinander beschreiben lassen. Entities können reale oder abstrakte Dinge sein, die in einem Unternehmen von Bedeutung sind, wie z. B. Kunden, Artikel oder Aufträge. Für Objekte verwendet Chen ein Rechteck als Symbol.

Unter den Attributes versteht Chen die Eigenschaften, die einem Objekt zugeordnet werden können und das Objekt näher beschreiben. Attribute werden über ein abgerundetes Rechteck dargestellt.

Die Verbindung zwischen den verschiedenen Objekten wird über Beziehungen hergestellt. Hierfür kommen in erster Linie Tätigkeiten bzw. Aktivitäten in Frage. Für Beziehungen wird eine Raute verwendet.

Bei den Relationships unterscheidet man zunächst zwei verschiedene Arten. Es können Beziehungen zwischen Entities verschiedenen Typs, sowie Beziehungen zwischen gleichen Typen bestehen. Darüber hinaus werden die Beziehungen anhand ihrer Komplexität klassifiziert. Damit ist die Anzahl der Zuordnungsmöglichkeiten zwischen den einzelnen Objekten gemeint. Die Literatur differenziert zwischen den Komplexitäten 1:1, 1:n (bzw. n:1) und n:m.

Das Vorgangskettendiagramm stellt einen Geschäftsprozeß geschlossen dar. Alle Sichten des Geschäftsprozesses (besonders die Ereignis-, Funktions-, Organisations- und Datensicht) werden übersichtlich in einer Tabelle zusammengefaßt.

Ein Vorgangskettendiagramm ermöglicht die Analyse von Geschäftsprozessen. Schwachstellen, wie das Wechseln zwischen DV- und manueller Bearbeitung, oder wenn häufig ein Wechsel der verantwortlichen Abteilung auftritt, werden aufgezeigt. Datenredundancen, Mehrfacherfassungen sowie zeitliche Verzögerungen werden hier sichtbar. Somit werden mit dem Vorgangskettendiagramm viele Anregungen zur Verbesserung des Prozesses sichtbar.

Für jedes beabsichtigte Business Process Reengineering ist das Begreifen und Visualisieren der entscheidenden Geschäftsprozesse von elementarer Bedeutung. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht läßt sich dieser Ablauf durch eine Folge von Ereignissen und Funktionen modellieren.

Die Ereignis-gesteuerten-Prozeß-Ketten (EPK) enthalten alle für die Betrachtung von Abläufen notwendigen Informationen. Einzelnen Prozeßelementen können prozeßbeschreibende Kennwerte mit zeitlichen Bezug wie Liegezeit, Einarbeitungszeit, Bearbeitungszeit, Übertragungszeit sowie Kostenaspekte ( z. B. Personal-, Energie-, Hilfs- und Betriebsstoffkosten) hinterlegt werden. Ebenfalls möglich ist die Hierarchisierung von komplexen Strukturen aus Gründen der Übersichtlichkeit. Wahrscheinlichkeiten bei Entscheidungen werden entsprechend der Art der Verzweigung ( UND, ODER, EXKLUSIV-ODER) berücksichtigt.

Das Startereignis des in dieser Arbeit modellierten Prozesses ist die Feststellung einer Beanstandung beim Kunden. Das Endereignis ist die Behebung dieser Beanstandung. Ereignisse lösen Funktionen nicht nur aus, sondern werden wiederum von Funktionen als Ergebnisse erzeugt. Prozesse lassen sich in Teilprozesse aufspalten. Teilprozesse können wiederum verbunden werden. Durch die Einführung von logischen Verknüpfungen läßt sich eine ereignisgesteuerte Prozeßkette (EPK) zu beliebig komplizierten Ablaufstrukturen erweitern.

Bei den ereignisgesteuerten Prozeßketten bestehen alle Modellierungsmöglichkeiten wie bei den Vorgangskettendiagrammen, allerdings können die Objekte frei positioniert werden.